Как организовать мероприятие: от презентации до фестиваля

Что входит в работу организатора мероприятий, с какими трудностями придется столкнуться и как не выгореть за несколько месяцев.

---

Анна Якименко – менеджер проектов московского event-агентства iMAGE GROUP.

---

Наверное, организатором мероприятий я неосознанно готовилась стать с детства: я просто обожала продумывать сценарии праздников и устраивать костюмированные вечеринки для друзей. Конечно, в подростковом возрасте я относилась к этому несерьезно и не думала, что организацию мероприятий можно сделать своей профессией. Мне было просто весело и классно.

Осознанно в организацию мероприятий я пришла 7-8 лет назад: у меня был непростой период в жизни, и я специально попросила начальство загрузить меня работой. Тогда мне дали задание организовать презентацию нашей компании на большом форуме. С этого момента и началась любовь.

Где найти работу организатору мероприятий

• Внутри своей компании

Если у тебя нет опыта работы в организации мероприятий, но есть желание попробовать себя в этой сфере, то обратись к своему начальнику с просьбой организовать корпоратив, тимбилдинг для команды или рабочую конференцию. Делать первые шаги в организации лучше внутри своей компании: тебе будет легче психологически, а значит ошибки и недочеты не выбьют тебя из колеи.

• В event-агентстве

Прежде чем предлагать свои услуги в event-агентство нужно набраться опыта – новичков берут чрезвычайно редко. Можно начать с некрупного агентства, в котором ты поймешь все нюансы профессии и решишь, точно ли она для тебя подходит.

Я всегда мечтала работать в event-агентстве, но каждый раз натыкалась на замкнутый круг: для того, чтобы это сделать нужно было иметь опыт работы от 2-х лет в другом event-агентстве. В какой-то момент, я опустила руки, но потом, чисто из интереса откликнулась на вакансию в агентство, в которое меня каким-то чудом взяли с тем опытом, который я накопила за годы организации мероприятий.

• Работать на себя

Конечно, уйти в «свободное плавание» можно только набравшись определенного опыта и составив собственную клиентскую базу. Обычно, устав от бешенного ритма работы организатором, человек понимает, какие мероприятия ему по душе и оставляет только их или открывает собственное event-агентство.

Что входит в обязанности организатора

В первую очередь, это зависит от твоих компетенций и навыков. Но, в организации мероприятий всегда есть более-менее стандартные обязанности.

1) Подготовка предложения для клиента
Сюда входит составление сметы под весь проект: ты должен пообщаться со всеми подрядчиками, донести до них ТЗ мероприятия, узнать, что сколько будет стоить и занести это в смету.

2) Составление презентации по проекту
Презентация обычно включает в себя подбор площадок для проведения мероприятия, кейтеринга, подарков и т.д. В презентации учитываются все запросы клиента. Второй тип презентации – когда ты расписываешь несколько концепций мероприятия, показываешь, каким будет визуал, наполнение, смысл, тема, лозунг, активности и т.д.

3) Общение с клиентом
Именно организатор является связующим звеном между клиентом и всеми подрядчиками, поэтому он должен уметь правильно преподносить информацию, анализировать ее и передавать дальше.

4) Организация процесса
В параллель с составлением сметы, организатор должен составить график работы и сверяться с ним, чтобы не упустить ничего важного в процессе подготовки.

5) Слышать клиента
Самое главное, для организатора – это не подобрать кейтеринг, площадку или подрядчиков. Хороший специалист в первую очередь постарается реализовать все желания и мечты клиента и сделать так, чтобы заказчик остался доволен.

5 качеств, которые нужны организатору мероприятий

Многие считают, что организаторы – это экстраверты, супер-общительные люди и звезды любой вечеринки, но на самом деле это заблуждение. Конечно, закрытому человеку, который боится общения будет сложно, так как в профессии его действительно много: нужно постоянно взаимодействовать с клиентами, подрядчиками, командой.

1) Навыки грамотного общения
Я не фанатка агрессивного общения, и не считаю, что для того, чтобы что-то доказать – обязательно нужно с кем-то поругаться. Хороший организатор умеет правильно доносить свою точку зрения, аргументировать каждое свое предложение, особенно когда ты пытаешься донести до заказчика информацию, почему нужно сделать так, а не иначе.

2) Дисциплинированность
И умение держать в голове множество задач, ведь в паралель могут идти несколько мероприятий и тебе нужно уметь быстро переключаться с одного на другое.

Тебе понадобятся либо хорошая память, либо грамотное планирование и навыки записывания всего, что происходит. Например, если клиент сказал, что на мероприятии не должно быть никакой рыбы в еде, то ты должен это согласовать, донести до кейтеринга и самостоятельно проверить (а лучше не один раз!).

3) Внутреннее спокойствие
Оно заключается не в том, что ты равнодушно относишься к своей работе, а в том, что ты умеешь успокаиваться, не заводиться и не передавать это состояние другим людям. Перед любым проектом у организатора всегда много напряжения внутри: все от него чего-то хотят.

Поэтому, если ты собираешься работать в данной сфере, ты должен дать окружающим уверенность, что все будет сделано так как надо и постараться не впадать в чрезвычайно эмоциональное состояние.

4) Умение оперативно решать вопросы
Я считаю, что ошибки случаются у всех, но самое главное уметь их быстро решать, а еще лучше делать это так, чтобы клиент не заметил, что что-то пошло не по плану. Постарайся не теряться, не выпадать из процесса, не становиться столбом, когда ты не знаешь, что делать. Вдохни, выдохни и вперед!

5) Умение брать на себя ответственность.
Организатор должен уметь брать ответственность не только за себя, но и за других людей. То есть если что-то идет не так, то он должен суметь это разрулить, а если не смог, то прийти, донести ситуацию до клиента и если нужно, то «понести наказание».

Организация фестиваля кино в городах России

Иногда организатору мероприятий приходится вливаться в проект за очень короткое время. В таком случае нужно организовать все свои внутренние ресурсы и направить их на работу. Естественно, сделать это можно только в том случае, если профессия тебя действительно зажигает, и ты не находишься на стадии выгорания.

В проект по организации фестиваля кино я влилась буквально за неделю: предыдущий event-менеджер уволился одним днем, потому что не выдержал темпа и нагрузки.

Моей задачей была организация пресс-показов в разных городах. Это были кулуарные показы короткометражных фильмов, которые прошли в шорт-лист фестиваля уличного кино. Я приглашала местные СМИ, блогеров и значимых гостей этого города на показы 3-4-ех короткометражек. Плюс я всегда возила с собой кого-то из режиссеров, чтобы гости мероприятия могли пообщаться с ним и задать интересующие вопросы. Основной трудностью в этой работе был ритм: утром я могла быть в одном городе, а вечером уже в другом. Конечно, после таких проектов организатору обязательно нужно брать несколько недель на восстановление, иначе есть вероятность быстро выгореть и перестать получать удовольствие от работы.

Как справляться с выгоранием

Организация мероприятий – довольно специфичная профессия. В ней бывают периоды суперактивности, когда перед проектом ты работаешь 24/7: ты всегда на связи и решаешь какие-то важные задачи и т.д. Бывают более спокойные периоды, в которые ты можешь восстановить силы и снова вспомнить, что помимо работы существует другая жизнь. Главное – не застревать в каком-то одном периоде и учиться отдыхать именно в тот момент, когда тело и мозг говорят: «Надо».

• Заведи привычку не работать в выходные. Конечно, перед большим проектом сделать это не так-то просто, но нужно учиться умению оценивать риски. Подумай, насколько вопрос может подождать до понедельника и исходя из этого реши стоит ли тратить на него свое свободное время.
• Ответственно относись ко сну. В голове у организатора мероприятий всегда куча мыслей, идей и информации, поэтому давай себе время перезагрузиться.
• Делегируй. Если ты чувствуешь, что не справляешься – как можно раньше скажи руководителю, что тебе нужна помощь. Твое эмоциональное здоровье важнее, чем доказательство себе и окружающим в стиле: «Я со всем справлюсь в одиночку».
• Найди себе хобби. Им могут стать активные виды спорта или наоборот, какое-то творческое, расслабляющее занятие.
• После большого проекта классно помогает массаж, а еще лучше – отпуск с выключением мобильного телефона.

Кроме того, что я практически научилась держать баланс между работой и жизнью, мне помогает осознание, что меня очень зажигает моя работа и сколько бы я от нее не уставала – я все равно кайфую. Получается я и разряжаюсь, и заряжаюсь именно от нее.

Поэтому если ты считаешь, что организация мероприятий – это твое, то не бойся мифов, которые окутали эту профессию, а просто иди к своей цели и у тебя обязательно все получится!