6 конкретных шагов на пути к открытию ивент-агентства.
Евгений Сутковой – создатель ивент-агентства «Sutkovoy even team» в Астрахани.
Создание собственного ивент-агентства было вполне закономерно: в свое время я занимался смежной с ивентом деятельностью, но это был несколько другой масштаб, статус, уровень. Сейчас в «Sutkovoy event team» мы с командой организовываем выставки, конференции, а также другие клиентские и партнерские мероприятия.
Как открыть свое ивент-агентство: 6 главных шагов
Шаг 1: проанализируй рынокПрежде чем открывать ивент-агентство, тебе нужно проанализировать рынок на тему: насколько в данный момент в твоем регионе есть потребность в организации событий. Например, в последние годы в связи с нестабильными ситуациями в мире, спрос на масштабные торжественные мероприятия заметно упал. Также оцени конкурентов: вполне возможно, что ту идею, которая кажется тебе новой и свежей уже кто-то воплотил в жизнь еще несколько лет назад.
Шаг 2: определись со сферой
Прежде чем окунаться в создание ивент-агентства с головой, подумай, какая сфера организации привлекает тебя больше всего: событие для органов государственной власти, мероприятия для коммерческих структур, частные торжества, такие как свадьбы, дни рождения, юбилеи. Конечно, можно стараться организовывать все и для всех, но я считаю, что лучше делать что-то одно, но хорошо, чем браться за любое мероприятие, но проводить его не на самом высоком уровне.
Шаг 3: определи свою целевую аудиторию
Задай себе главный вопрос: «Для кого я буду организовывать мероприятие?» Тем самым ты определишь своих потенциальных клиентов и то, на какую часть общества будут рассчитаны услуги агентства. Например, если ты живешь в маленьком городке, вряд ли имеет смысл создавать ивент-агентство, специализирующееся на масштабных событиях.
Шаг 4: создай крутую команду
С самого начала построения организационного бизнеса нужно создавать свою внутреннюю команду. Один организатор вряд ли справится с нагрузкой, которая может свалиться на ивент-агентство даже в самом начале, поэтому важно, чтобы к открытию проекта команда была полностью сформирована. Не обязательно держать всех сотрудников в штате: например, ведущего, фотографа, сценариста можно привлекать только на проектную работу.
А вот в штате тебе точно понадобятся хороший менеджер по продажам, который будет отвечать за подбор клиентов и продажу им услуг твоего агентства и координатор.
Самая основная трудность, с которой я столкнулся при создании ивент-агентства — формирование сильной команды. Это заняло у меня несколько лет, которые прошли в постоянных обучениях и переживаниях, зато теперь я могу похвастаться лучшей командой профессионалов.
Шаг 5: проведи в своем городе анализ нужных тебе площадок
Заранее составь список площадок, релевантных тем событиям, которые ты планируешь организовывать. Например, если твое агентство будет специализироваться на свадьбах, то подыщи классные кафе, рестораны и базы отдыха. А если ты планируешь заняться организацией выставок, то узнай заранее, где в твоем регионе или поблизости находятся конгресс-залы, коворкинги и т.д. Поверь, дальше на тебя навалится множество дел и тебе будет совсем не до этого.
Шаг 6: проанализируй ценовую политику
Составь приблизительную смету на организацию событий в своем регионе для того, чтобы понять примерную маржинальность бизнеса. Разберись, за счет чего у тебя получится сформировать валовую прибыль.
Самые запоминающиеся события, которые приходилось организовывать
Каждое организованное событие запоминается по-своему, потому что в любое мероприятие ты вкладываешь свои силы и энергию. Однако больше остальных мне запомнились три мероприятия.- Выездные события за пределами региона. Например, организация лидерского форума «PRO Женщин» инициативы Рыбаков Фонда. Мы сделали форум, который посетили около 150 человек со всей России. Формат организации строился следующим образом: мы всех собрали, привезли, разместили в гостинице, составили образовательную программу и курировали участников. Было интересно и ново для нас, как для организаторов.
- Второе мероприятие, которое я хочу выделить – «День энергетика». Здесь, помимо официальной части должна была пройти получасовая театрализовано-хореографическая постановка, написанная по специальному для заказчика сценарию. Мы взяли с этим проектом первое место в премии «Ивент-прорыв» в номинации «Лучшее событие в сфере корпоративных коммуникаций».
- Третье необычное и значимое мероприятие – презентация обновленной версии Skoda Superb. Этот проект состоялся в самый разгар пандемии —в июле 2020 года. Мы были первым агентством в Астрахани, которые сделали такое масштабное онлайн-мероприятие. У нас были прямые включения из салона, из самой машины и из квадрокоптера, с точными перемещениями машины по городу. Получился, некий тест -драйв онлайн, на котором мог присутствовать каждый.
Итоги
Конечно, создание собственного ивент-агентства — задача не из легких, однако если ты чувствуешь в себе силы, желание и энергию, то действуй несмотря на все свои страхи. В первые месяцы ищи клиентов через знакомых, рекламируй услуги ивент-агентства в своих социальных сетях или организуй «горячие» и «холодные» звонки потенциальным клиентам.После того, как ты наработаешь клиентскую базу, можно идти в масштабирование и рекламировать свои услуги на наружных вывесках, по радио и телевидению или на полиграфической продукции. Главное помни, что любому бизнесу нужно время, чтобы «встать на ноги», поэтому не жди быстрых результатов, а просто качественно и с любовью делай свою работу. И тогда все обязательно получится!
